Cristóbal Flores: “La COVID nos enseñó la necesidad de bajar el tono y humanizar más la empresa”

Laura Catalán entrevista a Cristóbal Flores, Responsable de Comunicación y Formación en Port de Barcelona

En general, ¿qué importancia tiene la comunicación interna

en vuestra organización?

¡Mucha! Somos una empresa técnica en la que la Comunicación Interna se ha posicionado como una herramienta importante. De hecho, en la última encuesta de experiencia del empleado efectuada, la Comunicación Interna ha quedado dentro de las 5 temáticas más valoradas. ¡Para nosotros, como equipo de comunicación interna esto es una gran satisfacción!

¿Constituye un departamento de comunicación propio o cuál es su lugar en el organigrama? ¿De qué dimensiones hablamos?

Dependemos del departamento de Recursos Humanos y somos dos personas, llevamos los temas de comunicación interna y de formación. Contratamos servicios externos para temas específicos de contenido audiovisual y tecnológico

¿Qué retos supuso a vuestra organización la irrupción de la COVID-19?

¡Muchos! Los trabajadores esperan de una organización recibir una experiencia laboral productiva y agradable, Jacob Morgan, habla de la combinación de tres factores: cultura, tecnología y entorno físico laboral. Y con la COVID-19 todos fueron tocados de la noche a la mañana, y esto nos ha afectado a todos. Cuando nuestro Comité de crisis se reunió a raíz de toda la incertidumbre creada en torno a la COVID-19, con el deseo de cuidar por la seguridad de nuestros colaboradores se les envió a casa a teletrabajar, y lo hicimos la semana anterior a que lo hicieran el resto de empresas.

Por suerte, nosotros estábamos bastante preparados en el tema del teletrabajo, ya que como prueba piloto en El Port de Barcelona ya teletrabajabamos un día a la semana, así que ya teníamos algo de experiencia, la tecnología y la infraestructura necesaria preparada, lo cual resultó en una gran ventaja.

¿Modificastéis vuestra estrategia de Comunicación Interna? Si es sí, ¿cómo?

Nuestra ‘Agenda Setting’ con los temas previstos para elaborar y compartir internamente cayó, de repente teníamos la necesidad de dar prioridad a otros temas mucho más importantes a raíz de la pandemia. El ritmo también cambió, pasamos a tener que dar mucha información corporativa, información oficial en tiempo real y eso era todo un reto. Los colaboradores en momentos de desinformación -por parte de los medios de comunicación- necesitaban más certezas y queríamos ofrecer un canal en el que sin sobreinformar, pudiéramos ofrecer credibilidad informativa. ¡Pasamos a ser un Agente verificador de información!

Además todo lo que hasta ahora hacíamos presencial –nosotros tenemos muchos eventos- se tuvieron que hacer de manera virtual.

¿Qué canales internos os han resultado más eficaces durante la pandemia? Y con qué frecuencia habéis comunicado.

Teams y nuestra intranet corporativa han sido los más eficaces, también el pack de Office 365 ha sido muy útil. A través de ellos hemos ofrecido muchas píldoras de contenido audiovisual, para la gestión del stress, consejos para trabajar bien en casa, deporte para poder practicar en el hogar, consejos sobre alimentación saludable, etc. ¡La frecuencia ha sido diaria!

Creamos contenidos y espacios de conversación a través de Teams, los viernes teníamos el café virtual, evento en el que virtualmente nos podíamos ver todos, y conversar un rato y percibir los ánimos, en sí todo ha sido un reto con un alto componente emocional. Creamos al inicio de la pandemia un lema corporativo para infundir ánimo a través de un mensaje positivo: “Més a prop que mai”, queríamos que nuestros colaboradores entendieran que estábamos cerca para ayudarles en lo que fuera necesario.

Las acciones realizadas, ¿creéis que han sido importantes para crear engagement con vuestros colaboradores? ¿Cuáles han sido las que más han interesado?

Sí, evidentemente, engagement con la empresa y entre ellos. Por ejemplo pedimos a todos nuestros colaboradores que filmaran un vídeo casero para ver su espacio de trabajo, cocinando en sus hogares, haciendo actividades en familia y que nos lo enviaran, con todos los recibidos hicimos una película titulada “Els dies que van caminar a la nostra vida” con el objetivo de compartir las experiencias vividas para reforzar el sentimiento de pertenencia. También hicimos un vídeo de la Nadala de Navidad, que siempre ha sido presencial y estos dos años ha sido en formato virtual, igual que la comida de navidad, para eso enviamos a casa unas cajitas especiales con artículos para tomar en esa comida corporativa. ¡Queríamos conservar nuestras tradiciones!

¿Vais a implantar nuevas fórmulas de trabajo más flexibles para que vuestros colaboradores puedan conciliar?

De momento ya teletrabajamos dos días a la semana y el debate en El Port de Barcelona, ya está abierto: ¿por qué solo dos días? Es necesario adaptarlo en función a proyectos, necesidades, perfiles, evidentemente ahora con todo el aprendizaje se podría ser más flexible. ¡Estamos en ello, buscamos nuevas fórmulas de trabajo en las que todos estén contentos!

¿Desde el departamento de comunicación interna cuál ha sido el aprendizaje adquirido durante la COVID-19?

En el ámbito comunicativo destacaría la necesidad de bajar el tono, estar más cerca del trabajador. Humanizar más la empresa. De hecho al aplicarlo, hemos notado una respuesta muy positiva de nuestros colaboradores. Usamos la métrica Net Promoter Score (NPS) para medir su nivel de satisfacción y medir la probabilidad de que mencionen la organización de manera positiva ante otras personas, y obtuvimos un excelente. Lo cual es una satisfacción para nosotros. ¡Otro aprendizaje importante, ha sido  entender la necesidad de tener líderes más cercanos!

Laura Catalán es autora del trabajo final de grado de la Universitat Oberta de Catalunya , modalidad investigación, enfocado a algo que le parece muy actual e interesante en estos momentos que estamos viviendo."La Comunicación Interna, en tiempos de la COVID-19” y es socia de DIRCI.