Por Marina Soberats, técnica de comunicación interna en la Universitat de les Illes Balears
“Tenemos que conocer todas las acciones, eventos y proyectos que se lleven a cabo para fomentar su difusión y visión global y dar importancia a todas las personas que trabajan y se esfuerzan por avanzar”
¿Qué particularidades debe tener un profesional de la comunicación interna?
Antes de empezar en un equipo de comunicación interna, los profesionales debemos tener claro que encontraremos, en la mayoría de las ocasiones; criterios ya establecidos, una rutina de trabajo fija y unas decisiones y acciones, pero todo esto, no debe ser un impedimento para nosotros. Es más, no tenemos que perder la perspectiva y debemos dar importancia a la idea de que somos un elemento clave para la organización.
Por este motivo, una de nuestras funciones es exponer nuestro punto de vista; ¿qué percibimos desde fuera? A la vez, dar a conocer nuestro conocimiento y experiencia sin ningún tipo de limitación y hacer propuestas y aportar nuevas ideas que puedan contribuir al correcto desarrollo y crecimiento del equipo.
¿Y cómo debería ser este o esta profesional? Desde mi punto de vista, como profesionales, deberíamos tener mucha motivación para ocupar ese puesto de trabajo y ganas de aportar nuestro granito de arena. Por este motivo, tenemos que tener la mente abierta a conocer la organización e ir interiorizando el sentimiento de pertenencia respecto a toda la comunidad. Ser una persona sociable, que se interese por la opinión y el ambiente (laboral) de los compañeros y compañeras, que sepa ponerse en la piel de los quien reciba el mensaje y que a la vez, ponga mucha atención en los detalles.
Las personas que nos dedicamos a la comunicación interna nunca debemos olvidarnos que trabajamos con y para las personas. Uno de sus principales trabajos es fomentar lazos personales y apostar por las relaciones humanas, por lo que tiene que integrarse y sentirse parte del equipo en las distintas acciones y propuestas en las que pueda participar; sea en reuniones, nuevos proyectos, encuentros, etc. Aprovechar las pequeñas oportunidades para ampliar la red de contactos dentro de la institución y a la vez, conseguir cierta retroalimentación que servirá de mejora para futuras estrategias.
Por otro lado, si hablamos de cualidades, me gustaría destacar que deberíamos ser personas: organizadas, perfeccionistas, activas, atentas y observadoras. Nos tiene que gustar por encima de todo comunicarnos, escribir y redactar, saber escuchar activamente, tener conexión con la realidad y tener los ojos siempre bien abiertos para observar, incluso las señales no verbales, y convertir nuestra forma de ser en un hábito o rutina a seguir en el trabajo para conseguir grandes resultados.
Para terminar, es indispensable estar al día de los temas destacables y noticiables del exterior, afecten o no a la misma organización; inspirarse de proyectos llevados a cabo en otras instituciones, probar, innovar y continuar fortaleciendo la cultura institucional.
¿Qué sabemos de la organización en la que nos adentramos?
Algunos aspectos clave que tenemos que saber de la institución son su pasado; su historia y trayectoria; su presente y el posible futuro que se ha diseñado acorde con las estrategias y objetivos marcados.
Es esencial e indispensable conocer de primera mano la cultura de la organización, los valores que la definen, su marca que la hace única e inigualable, los objetivos corporativos, retos y metas establecidas y todas las personas que forman parte de ella. Como profesionales tenemos que conocer la estructura jerárquica que presenta esta institución, los cargos, toda la comunidad, equipo, empleados/as entre otros. Pero a la vez, también tener presente la identidad y propuesta de valor de la organización para llevar a cabo una correcta estrategia de comunicación interna.
Tener una relación previa como usuario o usuaria, es de gran importancia para analizar la experiencia vivida con la organización y que esta vivencia nos aporte cuestiones claves para avanzar, repetir aspectos positivos y que han funcionado y cambiar los resultados negativos. Si, por el contrario, no se ha podido tener esta experiencia previa, es importante conocer puntos de vista y opiniones de personas de nuestro círculo que sí hayan tenido la oportunidad de conectar con la institución. A la vez, considero esencial obtener información mediante los canales externos, principalmente a partir de las redes sociales y medios de comunicación, informaciones que se convertirán en nuestra base de conocimiento que se irá ampliando a medida que avance nuestra trayectoria en la organización.
¿Qué nos vamos a encontrar en nuestro equipo de trabajo?
El equipo de comunicación interna somos parte del motor que consigue alinear a todas las personas que forman parte de la comunidad de la organización para que estén al corriente de todo lo que pasa en ella. Velamos por conocer a fondo la institución y transmitir todas sus claves para que todos estos conocimientos lleguen a las personas que hacen posible su funcionamiento.
Es sumamente importante que como profesionales entendamos claramente cuál es nuestro papel dentro de la institución: establecer unas bases sólidas de cultura institucional y a partir de aquí, tener definidas todas las funciones y tareas clave y estratégicas.
Para una persona que empieza a formar parte del equipo es importante que entienda claramente a qué público(s) nos dirigimos, con qué canales (tradicionales y/o digitales) ha escogido la institución para fomentar la comunicación interna, su periodicidad (mensualmente, quincenalmente, semanalmente, etc.), qué tipo de comunicación se promueve, el tono y el estilo utilizado, el idioma, el material con el que se cuenta (fotografias, recursos audiovisuales…), colores identitarios y estilo y diseño. En resumen, introducirse en el hábito de comunicación con el que se rige la organización.
Es más, tenemos que conocer todas las acciones, eventos y proyectos que se lleven a cabo para fomentar su difusión y visión global y dar importancia a todas las personas que trabajan y se esfuerzan por avanzar. Aunque también, es indispensable formar parte de este ambiente laboral y conseguir aliados estratégicos y agentes de influencia dentro de la misma organización, que contribuyan a detectar las necesidades en cada caso para definir cuándo y cómo comunicar.
¿Qué esperar?
Se podrían continuar redactando muchos más conceptos y analizando la figura de un profesional de la comunicación interna, pero lo mejor de todo es vivirlo y ser uno mismo quién descubra esta gran profesión. Una propuesta de guía que ofrece una visión global de esta figura que irá avanzando, cambiando y transformándose a lo largo de los años y esperemos, que cada vez más, ocupe un lugar más relevante en las organizaciones.
Que esta pincelada de los aspectos m
ás destacables pueda servir de referencia y ayuda antes de empezar en el maravilloso universo de la comunicación interna. ¡Seguimos!
Marina Soberats es técnica de comunicación interna en la Universitat de les Illes Balears. Marina es socia de DIRCI.
