Marc Rubies: 5 claves para diseñar un plan de Comunicación Interna
Nerea Colomé, Communications Specialist en Top Doctors y socia de DIRCI, entrevista a Marc Rubies, Internal Communications Manager Spain en Boehringer Ingelheim
Un buen plan es fundamental para conseguir que la comunicación interna se convierta en un
área generadora de negocio, de compromiso y mejore la reputación de la empresa.
¿Por qué es importante tener un plan de comunicación interna?
Integrar planes de comunicación para asuntos internos en las compañías es clave porque es la hoja de ruta que nos permite tener clara cuál es la situación de partida, qué objetivos debemos lograr y el camino para conseguirlos. Con ello, podremos definir los contenidos necesarios, los canales que mejor se adaptan, las acciones, el calendario y el presupuesto, sin olvidar la medición.
Una vez se dispone del plan anual definido, es importante que, cada cierto tiempo, se haga una revisión a través de un cuadro de mando de modo que permite analizar qué funciona bien y qué no. Es importante también tener en cuenta el feedback que nos puedan dar los propios empleados, además de los líderes. Con toda esta información podremos tomar medidas de mejora en caso oportuno y, a la vez, tener indicadores de retorno para los próximos meses.
Un buen plan es fundamental para que la comunicación interna tome más relevancia que nunca, pasando de ser un área de soporte a un área generadora de negocio y una palanca para incrementar el compromiso y la motivación de los trabajadores, ampliando, de esta manera, la reputación de la empresa.
¿Es necesario evaluar la situación de la empresa y los objetivos a medio y largo plazo?
Sin duda. Para definir un plan de comunicación interna es esencial realizar una evaluación de la situación de la empresa, entendiendo por ello una visión de cómo está el negocio y qué necesita de los empleados para lograr los objetivos y ayudar en la gestión del cambio.
Para evaluar la situación, una buena herramienta es la encuesta de clima, que permiten saber cómo están los empleados. Las encuestas anuales definidas estratégicamente y los espacios de diálogo con líderes y trabajadores de cada área nos ayudan a identificar qué podemos hacer desde comunicación interna para mejorar aquellos puntos que sean necesarios.
¿Cómo establecéis cómo se alcanzarán los objetivos? ¿Y qué hacer si no se logran?
Cualquier objetivo que establezcamos en un plan de comunicación interna debe ser medible, ya sea de forma cuantitativa y/o cualitativa. Sin ello no sabremos si a los trabajadores les llegan nuestros mensajes, si un canal o contenido es o no es interesante, o si estamos ayudando a alcanzar los objetivos de la compañía.
Una vez tenemos estos objetivos, no podemos esperar a revisarlos en el momento que hagamos elsiguiente plan. Mi recomendación es que, de forma periódica, se revisen a través de un reporte o de un de mando y tener una actitud de mejora continua, aprendiendo a dejar de hacer aquello que no funciona para dar lugar a nuevas acciones o formatos.
Es importante no solo basar nuestras decisiones sobre estos resultados de forma cuantitativa, sino siempre que podamos valorar también el feedback cualitativo tanto de los empleados como de los líderes y/o comités de dirección, ya que ello nos dará más información de la que los datos por si solos nos pueden aportar.
En el caso de Boehringer Ingelheim por ejemplo, velamos porque todos nuestros colaboradores y colaboradoras integren el propósito de la compañía “Transformar la vida de las generaciones presentes y futuras” en todas sus acciones, así como interacciones. Para nosotros es importante que los equipos conozcan de primera mano el compromiso de la empresa, de modo que tengan muy asumido cómo contribuimos todos a ello desde nuestros roles. Todo ello queda interiorizado en las comunicaciones internas que llevamos a cabo a diario y esto hace que nuestros equipos se sientan parte importante del propósito que la compañía persigue.
¿Qué herramientas utilizas para hacer un seguimiento y evaluarlo?
En Boehringer Ingelheim contamos con un cuadro de mando con datos cuantitativos y cualitativos que evaluamos mensual y anualmente, estableciendo de forma continuada áreas de mejora. Según nuestro ecosistema de canales, contamos con distintas fuentes de datos para agregarlos todos en una sola plataforma. Podemos hacerlo de forma sencilla en un Excel y después automatizarlo para que podamos verlo de forma más visual y resumida en un PowerPoint. Disponemos también de herramientas internas como PowerBI que nos permiten ver de una forma más dinámica los resultados actualizados de distintas fuentes en una misma plataforma y automáticamente.
Numerosas de las plataformas digitales nos permiten sacar muchísimos datos, pero para no saturarnos y que realmente éstos sean útiles, mi recomendación es centrarse solo en aquellos más relevantes, que sepamos entenderlos y realizar una acción correctora, si es necesario.
El reto lo tenemos con algunos canales que no nos permiten tener datos cualitativos de visualización como son, en nuestro caso, las televisiones o espacios de gamificación en la oficina. Por ello, lo que hacemos es contabilizar cuánta gente pasa aproximadamente por aquel espacio o cuántas personas interaccionan con dicho contenido a través de un QR. También nos ha funcionado muy bien el feedback recibido a través de entrevistas con empleados sobre cuál es su satisfacción con cada canal y/o acción.
¿Qué cinco elementos piensas que son clave para diseñar un plan de comunicación efectivo?
Para mí las claves para un buen plan de comunicación interna son:
Escuchar y observar: escuchar el feedback que nos puedan dar compañeros y líderes. Además de la observación interna sobre cómo la gente está reaccionando a nuestras acciones, haciendo también una mirada externa a las tendencias.
Employee Journey: tener claro un mapa de los distintos colectivos de empleados (oficinas, fábricas, ventas, tiendas...), haciendo un Employee Journey para saber cómo es su día, por dónde se mueven, qué dispositivos tienen, horarios, situación... Así podremos segmentar la información que llega a cada uno de ellos.
Crear un handbook: crear un manual de estilo para comunicación interna haciéndolo público y vivo que permita que toda la organización conozca cuáles son las normas básicas de comunicación interna. En él queda reflejado que puede hacerse y que no, cuando y en qué canales. Además de tener unas normas y plantillas para empoderar en ciertas comunicaciones a toda la organización a comunicar y que no todo tenga que pasar por nosotros.
Medir: como comentaba antes sin una medición a base de nuestros objetivos, no podremos saber qué estamos haciendo bien o mal para lograr nuestros objetivos y esto es vital en un plan de comunicación interna.
Actitud de mejora continua e innovación: hay que tener en cuenta que vivimos en un mundo con un exceso de información y gran variedad de canales y formatos que aparecen y que evolucionan día a día. Esto hace que cada vez sea más difícil hacer llegar los mensajes y que éstos sean relevantes. Así que, analizando, escuchando y con una mentalidad innovadora, lograremos tanto dejar de hacer cosas que ya no funcionan como crear nuevas acciones o canales de comunicación para lograr un mayor compromiso.
Con todos estos consejos, podremos obtener un buen plan de comunicación interna que nos permitirá: mejorar los resultados de negocio, el diálogo y la transparencia de la empresa y sus líderes con los trabajadores, facilitando así también los procesos de gestión del cambio con el fin de incrementar el compromiso de los empleados y la reputación de la compañía.
Nerea Colomé es Communications Specialist en Top Doctors y socia de DIRCI.